Project: Digitalisering communicatie goede doelen organisatie

Compassion is een internationale christelijke organisatie die zich bezighoudt met ontwikkelingssamenwerking via financiële adoptie van kinderen en studenten in ontwikkelingslanden. Dit gebeurt via een sponsorprogramma, waarbij kinderen/jongeren van 0 tot 22 jaar gesteund kunnen worden.

Compassion werkt vanuit een christelijke visie en met lokale medewerkers die de problemen en omstandigheden in hun wijk, dorp of stad het beste kennen. In 2017 werden er meer dan 1,9 miljoen kinderen ondersteund via bijna 7.000 lokale kerken in 25 landen in Azië, Afrika en Latijns-Amerika.

Covadis werkt sinds 2013 voor Compassion. Sinds die tijd werken we intensief samen en hebben we veel contact. Korte lijnen: er is direct contact tussen Compassion en de ontwikkelaars van Covadis. We komen regelmatig bij elkaar over de vloer.

De vraag:

Minder administratieve handelingen bij communicatie tussen sponsor en kind

Een van de onderdelen van de servicebus, die door Covadis ontwikkeld is, is de communicatie tussen sponsor en kind. Deze communicatie ging vroeger op de 'ouderwetse' manier: de brieven werden fysiek van een veldkantoor naar een landkantoor verstuurd en vervolgens naar het landkantoor van de sponsor of het kindje verstuurd. Dit was een tijdrovend en kostbaar proces. Daarom werd gekeken naar de mogelijkheid om dit proces te digitaliseren.

De oplossing:

Digitalisering van communicatie tussen sponsor en kind

Covadis heeft naar aanleiding hiervan het SBC-systeem (SBC staat voor Sponsor Beneficiary Communication, oftewel: de communicatie tussen sponsor en het sponsorkind) gedigitaliseerd. Dit gaat twee kanten op; van sponsor naar kind en van kind naar sponsor.

Een voorbeeld: het gesponsorde kind schrijft een brief aan de sponsor. Deze brief wordt op het landkantoor ingescand en opgeslagen in een database (Azure Storage in Azure Cloud). Afhankelijk van de taalvoorkeuren van de sponsor wordt de brief vertaald. Zodra de brief klaar is om naar de sponsor te gaan, krijgt de servicebus hiervan een notificatie. Er wordt een PDF gemaakt van de brief. Deze wordt ook in de Azure-cloud gezet en komt in de wachtrij om geprint te worden. Op het kantoor in Nederland worden de brieven dan automatisch uitgeprint. Deze hoeven alleen nog maar gevouwen en verstuurd te worden.

De communicatie richting het sponsorkind gaat precies hetzelfde, maar dan omgekeerd.

Barcode

Ieder kindje en iedere sponsor die een brief schrijft, schrijft deze op briefpapier met een barcode. Iedere sponsor en ieder kindje heeft een eigen barcode. Wanneer een sponsor een brief schrijft op dit briefpapier en naar het kantoor in Nederland verstuurt, wordt deze daar gescand. Aan de hand van de barcode herkent het systeem van welke sponsor de brief komt en naar welk kindje de brief verstuurd moet worden. De brieven worden naar een cloud-omgeving gescand en vanaf daar automatisch verwerkt. Bij een kind-sponsor communicatie werkt dit hetzelfde, maar dan omgekeerd.

In de volgende fase worden de PDF-documenten ook digitaal aangeboden aan sponsoren, bijvoorbeeld via e-mail of via de website van Compassion.