Retrospectives

Dinsdag 5 oktober 2021

Terug naar overzicht

Retrospectives zijn voor de projectteams bij Covadis een essentieel moment om samen als team te kijken hoe de samenwerking op dit moment verloopt en hoe de samenwerking kan worden verbeterd.

In dit blog wil ik jullie meenemen in hoe ik dit aanpak en wat voor mij persoonlijk de beste resultaten oplevert. Het betekent dus niet dat dit de gouden standaard is van retrospectives, maar wel een manier van werken die al een jaar of vijf prima voldoet.

Als eerste bespreken we kort even wat een retrospective inhoudt, als je hier al bekend mee bent kun je het gerust overslaan. Daarna bespreek ik hoe wij als team een retrospective aanpakken en als laatste gaan we dieper in op de vraag wanneer een retrospective succesvol is.

Wat is een retrospective?

Tijdens een retrospective kijken wij als projectteam terug op de afgelopen ontwikkelperiode. Wij focussen hierbij om de efficiëntie en kwaliteit van ons team te verhogen. Dat zijn natuurlijk twee vage begrippen. In ons geval betekent dit dat we bekijken hoe we de voorspelbaarheid van ons werk kunnen verhogen of meer functionaliteit kunnen opleveren zonder op te schalen in capaciteit. Tijdens een retrospective proberen wij met elkaar tot inzicht te komen hoe we dat met elkaar kunnen bereiken, door elke dag een beetje beter te worden.

Hoe richt ik een retrospective in?

De eerste vraag die je moet beantwoorden is. Hoe vaak houd je een retrospective. Als je het Scrum framework gebruikt is dit eens per iteratie. Wij houden deze frequentie ook met ons team aan. Door redelijk frequent een retrospective te houden houd je elkaar scherp, maar je zorgt er ook voor dat een retrospective geen herhaling van zetten wordt.

Vaak heb ik wel een idee waar het tijdens een retrospective over zal gaan en soms heb ik zelf een onderwerp dat ik graag wil bespreken. Om te zorgen dat het een nuttige retrospective is bereid ik hem altijd goed voor en zoek ik de juiste spelvorm bij de retrospective (pro-tip: https://www.tastycupcakes.org). Toch is het belangrijk om tijdens een retrospective het team de ruimte geven om te bespreken wat zij willen. Uiteindelijk is het een retrospective van het team en niet van mij als projectmanager.

De retrospective

De retrospective is opgedeeld in vier verschillende onderdelen. We starten altijd met een mood-indicator, vervolgens spelen we de retrogame daaruit volgen gespreksonderwerpen en daarna worden er actiepunten bepaald voor de volgende periode.

Mood-indicator

Tijdens de retrospective zelf starten wij altijd met een “mood-indicator”. Wij doen dit aan de hand van een zogenaamde Niko-Niko kalender. Hij ziet er als volgt uit:

Aan de hand van de mood-indicators nemen wij als team 15 tot 20 minuten de tijd om met elkaar het gevoel rondom het project te bespreken. Hoe gaat het met iedereen, zit iedereen er nog lekker in of juist niet? Dit is ook van invloed op het verloop van de rest van de retrospective. Op het moment dat het algemene sentiment negatief is passen we de retrospective daarop aan. We gaan dan meer kijken hoe we uit de negatieve spiraal kunnen komen. Als het algemene sentiment positief is focussen we ons als team ook wat meer op verbeterpunten om onze efficiëntie te verhogen.

Retrogame

Nadat we hebben gepeild hoe iedereen erin staat dan starten we met het tweede deel van de retrospective. Wij doen dit, om het leuk te houden, altijd aan de hand van een retrogame en ook om telkens nieuwe inzichten te krijgen. In vrijwel iedere retrogame staan de volgende vragen centraal:

Wat ging goed en moeten we vooral blijven doen?
Wat ging niet goed en moeten we direct mee stoppen?
Wat kunnen we nog verder verbeteren?

Als projectleider kun je door een bepaalde retrogame met een bepaalde focus te kiezen het proces hier een klein beetje sturen. Leg je de focus meer op onderlinge communicatie, techniek, samenwerking of user stories? Dat is belangrijk om op basis van het sentiment in het team te bepalen.

Verzamelen punten

Op basis van de retrogame ontstaan er een aantal gespreksonderwerpen. Wij starten altijd eerst met het clusteren van de onderwerpen. Op die manier waarborgen wij dat we goed omgaan met onze tijd en ook dat de retrospective nuttig is. Als er te veel onderwerpen zijn om te bespreken tijdens de retro, dan kiezen we gezamenlijk de belangrijkste onderwerpen om te behandelen. Een snelle en handige methode die wij vaak toepassen is “dot-voting”. Ieder teamlid krijg drie stemmen om te verdelen over de punten. Per retrospective bespreken we ongeveer drie punten. De overige punten kunnen, wanneer het team dit nodig vindt, in een volgende retrospective terugkomen.

Actiepunten

Aan het einde van de retrospective heb je als het goed is aan de hand van de gespreksonderwerpen één of meerdere actiepunten. Een tip die ik wil geven is om je actiepunten gelijk om te zetten in concrete acties. Anders krijg je uiteindelijk in sommige gevallen een hele goede retrospective met mooie punten, maar waar uiteindelijk niks mee wordt gedaan.

Een ander belangrijk punt is om niet te veel actiepunten te hebben. Voor mezelf houd ik altijd maximaal drie aan. Te veel actiepunten lijden tot halve of geen acties op ieder punt. Je kunt beter eerst een of twee punten helemaal goed verbeteren en dan doorgaan met de volgende .

De laatste tip die ik wil geven is om te zorgen dat je actiepunten zichtbaar zijn. Schrijf ze op een groot bord en stip ze bijvoorbeeld tijdens de standup even aan. Zo blijft iedereen zich bewust van de actiepunten en is iedereen er scherp op om eraan te blijven werken.

Wanneer is een retrospective wel of niet succesvol?

Een retrospective is bijna altijd succesvol. De ene keer levert hij meer op dan de ander. Maar er zijn altijd wel nieuwe inzichten uit te halen, teamleden die net weer wat scherper zijn op dat éne puntje. Merk je dat een retrospective niet leidt tot opbouwende kritiek en weinige constructieve gesprekken en discussies? Ook dan heb je wat geleerd en is het belangrijk te kijken hoe dat komt en dit probleem aan te pakken.

Iedere retrospective moet bijdragen aan het doel; zorgen dat je als collectief weer een klein beetje beter wordt. Soms zijn dat grotere stappen en de andere keer wat kleinere.