Je zou zeggen dat het ophalen van een scheidsrechter, niet het meest uitdagende project is. Kort, overzichtelijk en de gewenste uitkomst is goed duidelijk, makkie toch? En om eerlijk te zijn sta ik als projectmanager vaak voor hetere vuren waarin projecten anders lopen dan gepland. Maar zo zie je maar weer, een ongeluk zit in een klein hoekje. Daarnaast stipt dit voorbeeld aan dat balans essentieel is in het voltooien van een project. Balans is dan ook erg belangrijk in mijn werk als projectmanager bij Covadis. Maar voor we ons daarop focussen, zoomen we in op een ander belangrijk punt bij zowel kanoën als bij projecten: koers.
Daar sta je dan… Kleddernat, 100 toeschouwers, kleren nog aan, telefoon en autosleutels in de broekzak. Op het NK kanopolo voor junioren (wie kent het niet) wilde ik even een scheidsrechter aan de andere kant van het veld ophalen met een Canadese kano. De kano lag er lekker stabiel bij, tenminste zo leek het. Schijn bedriegt, want op het moment dat ik de boot in stap verliest de kano zijn balans. En twee tellen later werd het hierboven geschetste plaatje werkelijkheid.
Koers
Voor je de koers kunt bepalen moet je eerst beslissen wat het eindpunt wordt. In de kano is dit vrij helder, je wilt van a naar b. De projecten in mijn werk hebben niet altijd een duidelijk einddoel. Soms is de klant nog zoekende, soms moet het einddoel nog worden uitgewerkt en soms kom je gaandeweg er pas achter wat het einddoel exact is. Als projectmanager is het mijn taak om de klant te helpen koers te bepalen en te bewaren, zelfs als het einddoel nog onduidelijk is. Klanten vinden dit soms lastig en schieten af en toe alle kanten op, wat frustrerend is voor het ontwikkelteam maar uiteindelijk ook voor de klant omdat er niks wordt opgeleverd. Daarom is het belangrijk de koers te behouden, zodat het ontwikkelteam en de klant weten waar zij aan toe zijn. Dat brengt ons bij de kwestie van balans.
Balans
Covadis biedt, mij als projectmanager, erg veel vrijheid in het leiden van het team en de projecten. Er is niet een bepaalde opgelegde methodiek of blauwdruk hoe projecten moeten worden aangepakt. We geven maatwerk op zowel de aanpak als de technische oplossing. Maar de vrijheid die geeft me ook veel verantwoordelijkheid en blijft het natuurlijk erg belangrijk om het project goed te monitoren. Hiervoor gebruiken wij drie pijlers:
- De klant moet tevreden zijn
- Het ontwikkelteam moet tevreden zijn
- Covadis moet tevreden zijn
De drie pijlers zijn natuurlijk best vaag en niet echt SMART. Dat komt omdat het ook geen harde meetwaarden zijn. Wij zien de pijlers meer als thermometers om het project te monitoren. Om de “temperatuur” op die thermometers te bepalen, hanteren we verschillende manieren die ik hieronder toelicht.
Klant
De tevredenheid van de klant waarborgen we door geregeld te evalueren met onze klanten. Zowel de projectleider, business developer en in sommige gevallen de directie doen dit. In zo’n evaluatie gaan we onder andere in op de koers van het project. We bespreken of het einddoel (nog) duidelijk is en of de klant het gevoel heeft dat de juiste koers wordt gevaren om het einddoel te behalen. Gelukkig horen we vaak dat het goed gaat, maar we proberen eigenlijk altijd om samen met de klant ook tot een paar verbeterpunten te komen.
Team
We evalueren het project ook met de teamleden. Een belangrijk instrument om te bepalen hoe het met het team gaat is de retrospective. In de retrospective proberen we als team om te kijken hoe we nog beter en efficiënter kunnen werken, maar we proberen ook te kijken hoe het gevoel is bij het project.
Daarnaast hebben wij bij Covadis de zogenaamde ‘vierwekengesprekken’. In deze gesprekken spreekt ieder teamlid met een HR-medewerker en wordt meer op persoonlijk vlak besproken hoe het gaat, of iemand lekker in zijn/haar vel zit en of iemand een goed gevoel heeft bij het project waar zij/hij aan werkt.
Tot slot de derde manier en misschien wel de belangrijkste van de drie. Je moet als projectleider continu het sentiment in het team in de gaten houden. Ik doe dit door persoonlijke gesprekken bij de koffieautomaat of bij het bureau. Op deze drie manieren bepalen wij in hoeverre het team tevreden is.
Covadis
De laatste pijler is zeker niet de onbelangrijkste. Covadis moet tevreden zijn, maar hoe bepalen we dat? Uiteindelijk is het belangrijk dat er een bedrag overblijft om de rekeningen te betalen, onze medewerkers een lekkere lunch voor te schotelen en af en toe een bedrijfsuitje te plannen.
Maar het allerbelangrijkste is de continuïteit van Covadis, hiervoor zijn de eerste twee pijlers essentieel. Namelijk onze klanten en ons personeel, die moeten blij zijn met Covadis.
Conclusie
Net als in een kano is de balans tussen team, Covadis en klant erg belangrijk. Als ik de klant allerlei dingen beloof die niet mogelijk zijn dan jaag ik het team in het harnas. Of als ik continu “gratis” werk voor de klant breng ik de continuïteit van Covadis in gevaar. Aan de ene kant is het mijn taak om te zorgen dat het team maakt wat de klant wil, niet over engineert (Een Ferrari bouwen terwijl de klant een Volkswagen Polo wil). Aan de andere kant is het natuurlijk belangrijk om te zorgen dat de klant elke maand een eerlijke factuur krijgt. Om mijn werk dus samen te vatten: balans en koers!
Als projectmanager kan ik me eigenlijk niet meer wensen dan de ruimte die ik krijg bij Covadis. Mijn taak: balans en koers bewaken. Hoe ik dat doe, met welke tools, technieken en middelen? Daar word je als projectmanager bij Covadis erg vrij in gelaten, dit maakt de functie superleuk en uitdagend maar daardoor niet voor iedereen weggelegd.
Last but not least. Je vraag je misschien af: hoe is het met project scheidsrechter afgelopen? Die is uiteindelijk net zo gelopen als al mijn projecten bij Covadis. Soms een tegenslag hier en daar, een stukje onbalans. Maar uiteindelijk krabbelen we altijd weer op uit het water en hervatten de koers, bewaren de balans en zorgen dat het project tot een goed einde komt. 😊